DU: Transparens 
0

1 inlägg i detta ämne

DU: Transparens

Skriven av: Tjarls Metzmaa och Anna Erlandsson
Den 17-08-15


Beskrivning och bakgrund
Sverok har en lång och stolt tradition av att verka för transparens gentemot medlemmar och utomstående. Det är något vackert och viktigt som bör fortsätta. Vi ser oss själva som förebilder för andra förbund när det kommer till att dela med sig av erfarenheter och möjliggöra för den som vill påverka. 

Det som föranledde vår diskussion och slutligen författandet av detta DU var att styrelsen börjat arbeta annorlunda under året. Mycket information som tidigare var muntlig och flyktig har nu börjat skrivas ner. Denna höjning av ambitionsnivån har skapat en intressant situation: Det som tidigare inte nedtecknades var inte ett brott mot styrdokumentet för transparens, men blir det när det plötsligt finns skriftligt. 

Detta DU har till syfte att väcka en ny diskussion kring vårt förhållande till transparens, något som bara flytit på ett tag. Allt mår bra av att ifrågasättas med ojämna mellanrum.  

De olika fallen vi vill diskutera
Onsdagsuppdateringen
Onsdagsuppdateringen startade som en insats för att öka informationsflödet till distrikten. Det fanns en frustration över att det bara var de stora grejerna som meddelades och ibland knappt det. Efter några månader så infördes en andra del i onsdagsuppdateringen som riktade sig enbart mot förbundsstyrelsen. 

Vår bedömning är att Onsdagsuppdateringen framgent bör skickas till distrikt och förbundsstyrelse. Sedan publiceras den offentligt på något sätt så att den som är intresserad kan ta till sig informationen. Utgångspunkten är att det är samma information till alla nivåer alltid. Ibland kommer information vara särskild/känslig och kommer då vara exklusiv. Men det är undantaget och ska ha stöd i Styrdokumentet för Transparens.  

Besöksrapporter
2017 blev det inskrivet i Arbetsordningen att 

“När styrelsens ledamöter deltar på olika evengemang för Sveroks räkning av det större slaget så ska det rapporteras via mail till de övriga i styrelsen. Rapporterna ska hållas korta och koncisa, där de mest relevanta punkterna för styrelsen ska tas upp och föredras i rapporten.”

Dessa rapporter har varit exklusiva för styrelsen och har inte protokollförts eller publicerats. Vi tror att dessa framgent bör protokollföras med andra rapporter när helst det är möjligt. Det är ofta rapporterna innehåller information som skulle kunna klassas som ett brott mot det fjärde undantaget: “Känslig information som allvarligt kan skada enskild individ, förening, distrikt, förbundet eller förbundets samarbetspartners.” 

Protokoll från K-möten
K-möten infördes 2017 som en varannanmånatlig mötesplats via Skype mellan förbundsstyrelse och distriktsstyrelser. Dessa protokoll borde offentliggöras.

Protokoll från O-möten
O-möten är förbundsstyrelsens varannanmånatliga möte via skype på 60 minuter för avstämning. Mötet består av tre delar, som alla sedan årskiftet nedtecknas: Hur är läget, uppföljning av uppdragslistan samt vad ska du göra nu? Det första och sista är rent socialt och nedtecknas i dagsläget för att den som missade ett möte ska känna social samvaro när den läser protokollet. 

Vår bedömning är att det vore bättre att inte längre nedteckna de sociala delarna och fortsättningsvis publicera protokollen. Vi ser det som en större vinning att de som är intresserade av förbundsstyrelsens arbete kan följa detta än att styrelsens ledamöter får den sociala inputen, som också enkelt kan ersättas med ett samtal. 

Ledningsgruppsmöten och samordningsgruppsmöten
Ledningsgruppen är ett möte som sker varje vecka på tisdag och har existerat i sin nuvarande form sedan 2016 och består av förbundsordförande, förbundssekreterare och kanslichef. Vice förbundsordförande deltar en gång i månaden. Ledningsgruppsmöten startade runt 2014 och den största förändringen sen starten är att vice förbundsordförande nu medverkar ibland. Det är den främsta punkten för löpande kontakt mellan kansli och förtroendevalda.

Samordningsgruppen sammanträder varje vecka på måndagar i en timme och bildades i samband med omorganiseringen 2016/2017. Den består av kanslichef, samordnare för RFK samt utvecklingssamordnare. Det är den främsta punkten för samordning av kansliets arbete.

Inget av mötena protokollförs i dagsläget utan är helt muntliga. Vår bedömning är att de inte bör nedtecknas fortsättningsvis heller, för att arbetsbördan blir oproportionerligt stor och det är väldigt operativa frågor. I dagsläget filtreras den information som är av signifikans vidare till onsdagsuppdateringar ändå. 

Styrdokumentet för transparens
http://infobank.sverok.se/styrdokument/transparensprincipen-2012/
Under våra diskussioner har vi inte funnit någon anledning att ändra på något i styrdokumentet för transparens utan ser det som heltäckande och fortfarande lika relevant som när det skrevs. Vi anser det det tillhöra den ovanliga skara dokument som är så välformulerade att det står sig mer än fem år. 

Frågor att diskutera

  1. Bör onsdagsuppdateringarna ombildas till att vara offentliga?
  2. Bör besöksrapporterna protokollföras så ofta som möjligt?
  3. Bör protokollen från K-möten offentliggöras?
  4. Bör protokollen från O-möten göras om och publiceras?
  5. Bör ledningsgrupp och samordningsgrupp vara fortsatt muntliga?
  6. Är det något i styrdokumentet för transparens som du anser bör uppdateras?
Albin Westermark gillar detta

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser
0