Jump to content
Sign in to follow this  
Japan-Jens

Överlämning av arrangemang/projekt/förening

Recommended Posts

Hej Sverok!

Jag är en sverokmedlem på 23 somrar. Sedan 2002 har jag drivit ett evenemang vid namn NärCon, det har varit mitt barn och mitt allt i många avseenden. Det har gått väldigt bra, från att det kom 150 deltagare 2002 så kom det senast över 1500 betalande deltagare 2009 (dvs större än GothCon, LinCon och alla andra gamlingar & "riktiga" konvent :wink: ). Konventet betyder väldigt mycket för mig och jag har sen länge insett att om det ska överleva måste effektiva generationsskiften göras och en naturlig process där folk i ledningsgruppen byts ut måste finnas. Det har gått helt ok, knappt någon förutom jag har varit med från början men det är också där problemet ligger, jag måste tydligen vara kvar. Har sedan 2007 försökt lämna ifrån mig evenemanget, mer eller mindre lyckat och senast efter 2009 så var det ett faktum att större delen av ledningsgruppen skulle bytas ut och att jag själv den 2 aug drar till Japan i ett år. Samtidigt som jag behöver bytas ut så gäller detta även flera andra. Arbetet med detta har inte gått så bra; vi har jagat, hållt årsmöten, gjort reklam för att engagera sig etc men inte fått så stor respons. Kan berätta att tidigare år då helt nya grupper/personer kommit in i ledningsgruppen så har de med ~50% sannolikhet stannat kvar efteråt så det finns en tröskel där. Samt att varje år så hoppar någon/några naturligt av från jobbet med konventet.

Hur lämnar man egentligen ifrån sig något så pass stort som ett evenemang med en omsättning på över 600 000 kr? Hur hittar man personer som kan tänka sig axla detta och hur vet man att det är bra personer? Tankar som jag har är:

  • Arrangera ett konvent sida vid sida med nya personer som en överlämning. Detta har försökt göras i 3 år men folk sitter inte alltid kvar.
  • Låta de nya pröva på att arrangera evenemanget i mindre skala ett år. Men risken finns att de bara sitter på ett års tid och sen behöver överlämna till andra arrangörer?
  • Överlämna en rejäl wiki & andra digitala verktyg med all tillgänglig information & know-how som finns i organisationen.
  • Klamra sig fast likt en igel som huvudansvarig och aldrig släppa det, fortfarande arrangera det när man är 40+

Projektorganisation

Andra frågor som är relaterade men inte direkt kopplade är hur bör projektgruppen ordnas. Just nu har vi en hierarkisk ordning med en ledningsgrupp tillika styrelse högst upp (c:a 10 personer), dessa har medarrangörer/ledningsgruppsstöttare (10-15 personer till). Under dem hittar vi sen passchefer och sist personal. Som en piska mot allihopa hade vi 2009 3 st huvudansvariga för konventet som delade in styrelsen/konventet i 3 delar tillsammans med vilka de skulle arbeta/bolla. Är detta en bra uppdelning? Vet att vissa andra evenemang kör med en styrelse på 5 pers som inte är speciellt aktiv, sen 2 huvudansvariga och en grupp på c:a 30 pers som har olika områden på konventet för vilka de ansvarar. En plattare organisation men där samtidigt mer tyngd läggs på de huvudansvariga att leda hela denna grupp. Målet med hur man bygger upp projektet bör i alla fall vara att man skapar en öppen men samtidigt effektiv organisation som lever vidare naturligt.

Share this post


Link to post
Share on other sites
Du söker alltså folk som ska kunna ta över efter dig?
Svar ja, samt fler personer att ta över övriga poster i styrelsen. Ledsen om jag i mitt försök till att vara rolig i form av Bullen-inlägg blev lite otydlig ;)

Share this post


Link to post
Share on other sites
Guest

Jag kan ju inte svara riktigt för hur det ser ut idag, men på den tiden jag var LinCongeneral jobbade vi mycket med ledningsgruppen, dvs det var viktigt att det inte var en "one-man-show". Dels hade vi som sagt en ledningsgrupp under generalen/generalerna och alla hade alltid en "tvåa". Tvåorna var tänkta som backup och medhjälpare, men även tänkta att ta över jobbet på nästa LinCon. Vi hade alltså mer eller mindre satt i system att alltid byta ut folk varje år. Dels löser det framtida överlämningar och dels gör det att man varierar vad man gör varje år. Sedan var det väl så att detta inte alltid följdes, folk satt flera år på samma post och en del tvåor tog inte över, men det var hursomhelst grundidén.

Share this post


Link to post
Share on other sites

Intressant inlägg av Japan-Jens; på många nivåer. Generationsskiften är alltid svåra, i föreningar, bolag etc. Ofta är det ju så att det finns en "idé-makare" eller entreprenör som så att säga förkroppsligar hela idén om t.ex. ett konvent. En sådan eldsjäl är viktigt när ett nytt projekt ska etableras men hur går man över i en mer löpande fas? Molle har viktiga poänger: det handlar om att engagera andra, "dela med sig" av sin idé och låta projektet/företaget utveckas vidare. Detta är ofta en svår fas ... Här kombineras den allmänna frågan med frågan om att det rent allmänt är svårt att få folk att engagera sig ideellt just nu. Ibland känner jag att samma fåtal gör mer och mer ...

Tyvärr finns inga enkla lösningar. Det gäller att hitta andra som vill ta över och i det sammanhanget vara villiga att, vid behov, "tumma" på sin egen idé och sitt sätt att lösa saker.

Inte mycket till hjälp är jag rädd ...

Share this post


Link to post
Share on other sites

Se'n för att ytterligare bre på med att inte vara till mycket hjälp, så är ju förväntningarna på eldsjälen som drar i det i början väldigt olika från olika håll. Jag har varit med om att personer jag jobbade på att lämna över till alla blev missnöjda, och skällde ut mig för att både hålla för hårt på mina egna ideer när de skulle ta över, och för att släppa mina ideer för lätt när de skulle ta över - notera då att det var olika personer men de syftade på exakt samma sak. Olika folk har uppenbarligen väldigt olika synsätt, och att försöka balansera det för att få dem alla att känna sig pepp och börja ta för sig är jäkligt svårt. I vissa fall kan det mycket väl handla om att peka med hela handen (eller ge intryck av att göra det).

För att koppla tillbaka lite till första inlägget, så tror jag att den bäst fungerande modellen är att jobba sida vid sida med nya förmågor, och att i den mån de sitter kvar lämna över åt dem. Om de är kvar ett andra år kan man börja lämna över vid gott mod - att lämna till några redan första året är lite väl risky men efter det måste man helt enkelt lita på att de vill jobba vidare. Det är en risk man får ta.

Sedan tror jag att man inte ska lämna projektet helt, när man steppar baklänges, utan att man ska se till att kunna finnas där som ett tankebollplank och som någon som tex kan rycka in och hårdjobba under själva arret. Helt enkelt vara lite av en mentor och ett stöd. Det är något man kan fasas ut ifrån ganska fort när de nya har fått vind i seglen, men just de första åren är det stöd man kan ge bara genom att finnas där (även om man inte "används") väldigt viktigt.

Share this post


Link to post
Share on other sites

Please sign in to comment

You will be able to leave a comment after signing in



Sign In Now
Sign in to follow this  

×
×
  • Create New...